Rapportering projecten zwerfvuil en sluikstort

Heb je al een projectaanvraag ingediend en ben je ondertussen aan de slag gegaan? Prima! 

Je ontving van je contactpersoon bij Mooimakers de bevestiging van de goedkeuring en de deadlines voor rapportering. Rapporteren doe je aan de hand van een fiche die moet worden doorgemaild naar Mooimakers, samen met bewijsstukken en de budgetfile (kostenoverzicht en tijdschrijven inzet eigen personeel). De fiche en budgetfile kan je hier downloaden:

- fiche om te rapporteren voor projecten zwerfvuil en sluikstort, thematische projecten en eigen projectvoorstel
- budgetfile voor projecten goedgekeurd voor 31/12/2019
- budgetfile voor projecten goedgekeurd na 01/01/2020

Na nazicht en goedkeuring van de rapportering ontvangt je van Mooimakers een bestelbon met de facturatiegegevens en het goedgekeurde bedrag. Op basis van deze bestelbon kan je een factuur opmaken voor de uitbetaling van de vergoeding.

Kosten die in aanmerking komen voor vergoeding

• Communicatie volgens de co-brandingstrategie van Mooimakers.
• Diensten geleverd door derden (niet door eigen personeel) gelinkt aan het project.
• Proefrecipiënten ontwikkeld op maat van het project indien wenselijk en als ze een meerwaarde betekenen voor het project. Dat wordt beoordeeld door Mooimakers.
• Bij projecten met de focus op de aanpak van peuken worden zakasbakjes vergoed onder volgende voorwaarden: de zakasbakjes worden uitgedeeld tijdens een startevent of campagne en dit tot een maximum van 500 stuks per startevent. Het uitdelen gebeurt gericht en met uitleg. Contactgegevens worden opgevraagd en gebruikers worden nadien (korte en/of langere termijn) bevraagd over hun ervaring met het zakasbakje.  De zakasbakjes bevatten minimaal het logo van Mooimakers en het telefoonnummer van Tabakstop. We raden aan om zakasbakjes die op evenementen en via horeca, winkels of gemeentelijke infrastructuur ter beschikking worden gesteld, niet gratis uit te delen, maar te verkopen. Mooimakers komt niet tussen in de aankoop van deze zakasbakjes.
• Kosten voor opwaardering van plaatsen die als vuil aanzien worden (hotspots) in het kader van de pijler ‘omgeving’. Deze plaatsen moeten een duidelijke link hebben met zwerfvuil en gekoppeld zijn aan één of meerdere pijlers van het zwerfvuilbeleid. Dat wordt beoordeeld door Mooimakers.
• Assertiviteitscursussen om de communicatievaardigheden van het handhavend personeel te bevorderen, met aantoonbare meerwaarde voor het project. Je kan in kader van de Week van de Handhaving gratis vormingen aanvragen bij Mooimakers, meer info daarover vind je hier terug. 
• Personeelskosten gepresteerd door eigen personeel volgens de projectvoorwaarden.  Enkel personeelskosten voor projectcoördinatie en -begeleiding komen in aanmerking. Het betreft enkel taken die een rechtstreekse link hebben met het project. Reguliere werking komt niet in aanmerking. Bijvoorbeeld: als je werkt rond participatie, komt de tijd die besteed werd aan de opstart van een vrijwilligerswerking, of aan vergaderingen over het project wél in aanmerking. De tijd die besteed werd aan het organiseren van de jaarlijkse lenteschoonmaak niet. De aanvrager vult een tabel “tijdschrijven” in met overzicht van de uitgevoerde taken per personeelslid, de gepresteerde tijd per taak en het reële bruto uurloon.
• De vergoeding dekt de volledige kost van het lokaal bestuur voor goedgekeurde onkosten in kader van het project (kosten inclusief btw). Indien een verhoudingsgetal van toepassing is, wordt hiermee rekening gehouden bij het berekenen van de vergoeding.

Wat als het project niet werd uitgevoerd zoals voorzien in het actieplan?

Mooimakers evalueert de uitgevoerde acties op basis van de rapportering. Indien uit de rapportering blijkt dat niet alle acties werden uitgevoerd zoals oorspronkelijk aangegeven, behoudt Mooimakers zich het recht om de vergoeding slechts gedeeltelijk uit te betalen in functie van de gerealiseerde acties. Voor projecten met een actieplan op punten (opstart voor 31/10/2019) waarvan niet alle acties werden uitgevoerd zoals voorzien, zal Mooimakers de maximale financiële tegemoetkoming limiteren in verhouding tot het overeenkomstige aantal punten van de effectief uitgevoerde acties. Met andere woorden, om recht te hebben op de maximale financiële tegemoetkoming, moet uit de rapportering blijken dat minstens voor 20 punten aan acties werden uitgevoerd. Indien bijvoorbeeld maar acties ter waarde van 15 punten werden uitgevoerd, wordt de maximale financiële tegemoetkoming met hetzelfde percentage (in dit geval 25%) verminderd.

Timing voor rapportering

Je ontving van je contactpersoon bij Mooimakers bij de bevestiging van de goedkeuring ook de deadlines voor rapportering.

Rapporteren kan van zodra het project is afgelopen en moet gebeuren ten laatste 2 jaar na de startdatum of een eerdere datum (volgens afspraak) bij projecten van kortere duur. Voor bepaalde projecten wordt een tussentijdse rapportering gevraagd. De info hierover ontvang je van je contactpersoon bij Mooimakers.

Ben je nog niet aan de slag gegaan, maar wel geïnteresseerd in projecten zwerfvuil en sluikstort? Ontdek dan hier wat je als lokaal bestuur kan doen en hoe Mooimakers je daarin kan ondersteunen.